Vi möts på kontoret som ligger i Stockholms norra förorter, och vi kommer direkt in på ämnet för dagen.

”Jag och mina kolleger möter massor av nordiska industriföretag. Under ett år är det säkert 1000-1500 stycken som vi har kontakt med”, börjar Pär. ”Och fortfarande finns det så mycket som, med relativt enkla medel, skulle kunna förbättras.”

Offshoring, en trend som blivit vardag

Under de senaste 20-30 åren har mycket av nordisk industriproduktion flyttat utomlands, s k offshoring, det är ingen nyhet. Orsakerna är flera och det har drabbat många – när industrier försvunnit, produktionsanläggningar flyttats ut och underleverantörer tvingas ge upp.

Det är ibland ofrånkomligt att produktion sker utanför vårt närområde. Vi har vant oss vid ett visst kostnadsläge och är inte beredda att plötsligt betala mer. Det är något man kan diskutera länge och väl och ett område som många har åsikter om. Men det är inte det Pär vill prata om.

Produktiviteten sjunker när den borde stiga

”Vi arbetar endast med en liten del i produktionskedjan, men det vi ser gäller sannolikt även för många andra delar. Man söker flexibilitet, kvalitet och korta ledtider – vilket är de viktigaste argumenten för att producera i Sverige. Men man gör så många tokiga beslut där man i slutänden skjuter sig själv i foten. Det som ska öka produktiviteten snarare sänker den”, säger Pär Ideström.

Ett exempel, som är vanligare än man tror, är företaget som ville höja takten i produktionen. Man gjorde en utvärdering och kom fram till att momentet där man sammanfogar några detaljer var en flaskhals. Efter teknisk analys bestämdes det att momentet var utmärkt för att automatiseras. Inköpschefen ansvarade för projektet och bad utvecklingsavdelningen ta fram en kravspecifikation på hur man skulle göra – både i form av funktion och vad man förväntade sig i fråga om hastighet mm.

Kravspecifikationen skickades till den ansvarige för inköp av maskiner, som tog in offerter från ett antal cellbyggare. Cellbyggarna drog igång och efter ett par månader stod automationscellen klar att använda.

Men det visade sig snart att företaget inte fick ut den prestanda man förväntat sig. Oväntade produktionsstopp och kvalitetsproblem var återkommande.

Det ”enkla” sättet att höja produktiviteten

Nyttjandegraden som förväntades att ligga på minst 95% var endast ca 60%. Man förstod inte varför, och när man slitit sitt hår ett tag så såg man bara en utväg; man startade dubbla skift och fick då ut den dagliga volym av detaljer som krävts.

Någon tänkte till

Dock kunde inte chefen för teknisk utveckling släppa frågan. Cellen borde ge en klart högre nyttjandegrad, och hon tyckte sig ha tänkt på allt. Då fick hon en snilleblixt, vad är det för blindnitar vi använder egentligen? När de grävde i frågan visade det sig att en inköpare fått i uppdrag att köpa in detaljerna men i kravspecifikationen var det endast material och dimension angivet. Produkterna kom från en lågprisproducent och var för inköparen det bästa valet, i ”rätt” prisbild. Genom att köpa in dem sparade inköparen 1,5 miljon kronor per år för företaget.

Problemet var att när man inte klarade att hålla nyttjandegraden och fick produktionstapp och fördyringar med nya skift och rutiner så drog man på sig kostnader på, grovt räknat, i storleksordningen 5-10 miljoner per år.

Ett enklare sätt att höja produktiviteten

”Det låter kanske som för dumt för att vara sant, men det är faktiskt inte ovanligt. Och det dummaste är att de fortfarande inte bytt detaljer… Ibland går prestige före logik” suckar Pär. ”Den här typen av problem är tyvärr vanliga, men det finns en enkel lösning som vi alltid försöker framhäva: Se till att göra en komplett kravspecifikation! Eller som vi säger, en flerdimensionell.”

Kravspecifikationer är ofta genomarbetade när det gäller de övergripande lösningarna, men när det kommer till detaljer så har man inte tagit sig tiden att definiera vad man vill ha ut av dem. Det kan vara alltifrån konsistens i leveransprecision och detaljkvalitet till rätt dimensionering.

”Ofta beror det på en okunskap om detaljernas inverkan på resultatet. Det är inte så många som kan göra t ex korrekta dimensioneringar av skruvförband. Man kör lite på känsla, vilket kan slå åt båda håll, det kan bli över- eller underdimensionerat”, säger Pär. ”Det handlar ju också om vilken produktivitet man söker. Är man nöjd med en nyttjandegrad på kanske 60-80%, ja då kan det vara rimligt att köpa det från den billigaste källan.”

Den flerdimensionella kravspecifikationen

För att undvika den här typen av suboptimeringar behöver utvecklingsavdelning och inköpsavdelning ha en tydligare samsyn.

”En flerdimensionell kravspecifikation tar ett helikopterperspektiv och väger in alla parametrar”, säger Pär.

Den flerdimensionella kravspecifikationen står på företagets sida och ser till helheten. Den kräver att man har förmåga att arbeta tvärfunktionellt i företaget, och i fokus är: Vilken produktivitet vill vi ha?

Detta omfattar till exempel hastighet, nyttjandegrad och kvalitet – ur både ett produktions- och eftermarknadsperspektiv. Hur får vi ut mest av vår investering för att nå våra mål? Då måste utvecklingsavdelning göra rätt beslut på allt ifrån övergripande lösning till detaljval, och inköpsavdelningen måste få rätt information för att kunna köpa in rätt produkter.

”Det kan låta som självklarheter men, handen på hjärtat hur många företag jobbar egentligen tvärfunktionellt?”, undrar Pär.

Varför blir det så här?

Orsakerna till varför detta är så vanligt är flera. Även om företag säger sig arbeta tvärfunktionellt så motarbetas det av interna belöningssystem som ofta kan motverka den bästa lösningen. Det kan också handla om ovana eller barriärer mellan olika avdelningar – och givetvis okunskap.

”Vi vill att nordisk industri ska frodas, och detta är ett väldigt enkelt sätt att öka produktiviteten: Prata med varandra, belöna helheten – och skriv en flerdimensionell kravspecifikation!”, avslutar Pär Ideström, marknadschef Colly Components.